Les Jeux Olympiques représentent bien plus qu'un événement sportif. Ils constituent une période de transformation intense pour la ville hôte et ses environs, impactant considérablement les entreprises et travailleurs concernés.
Les responsables des ressources humaines et les dirigeants d’entreprise ont un rôle à jouer dans la préparation de leur salariés et de leur organisation en amont de cette période : planification méticuleuse, adaptation des horaires, attention supplémentaire portée au bien-être et à la sécurité des équipes, politique de communication spécifique…
Dans cet article, vous découvrirez des conseils concrets à adopter en tant que RH avant, pendant et après les jeux. Et, ces conseils ne s’adressent pas seulement aux organisations présentes en région parisienne. De nombreuses épreuves ont lieu en dehors de l’Ile-de-France, il ne faut pas l’oublier !
Flexibilité des conditions de travail L'organisation des JO de Paris implique inévitablement des perturbations majeures, notamment en ce qui concerne le trafic : route, transports en commun, et même zones d’accès pour lesquelles il faudra présenter un QR Code préparé à l’avance.
Face à ces défis, l'adaptation des conditions de travail s'impose comme une nécessité pour les entreprises. Les responsables des ressources humaines peuvent, pour répondre à cet enjeux, prévoir des politiques de télétravail flexibles ou ajuster les horaires de travail dans le cas où les missions ne peuvent pas être réalisées en télétravail.
Mettre en oeuvre de nouvelles politiques de télétravail Investissement dans les équipements adéquats, sécurisation des connexions, formation des employés sur les outils de communication à distance… Tous ces éléments doivent être pris en compte pour assurer la bonne mise en œuvre d’une politique de télétravail.
Durant la crise sanitaire liée au Covid 19, le télétravail a été largement adopté par les entreprises qui le pouvaient, mais cela a été géré en urgence. Pour la période de Jeux Olympiques, il est possible d’anticiper ces changements, et il est fortement recommandé de se pencher sur la question le plus rapidement possible si ce n’est pas encore fait.
Adapter les horaires de travail Pour ceux dont la présence sur site est indispensable, l'ajustement des horaires peut aider à éviter les heures de pointe. Les responsables des ressources humaines, accompagnés de managers des différentes équipes, peuvent introduire des horaires décalés qui permettent aux employés de commencer et de finir leur journée de travail à des heures moins encombrées.
L'anticipation et une communication transparente sont indispensables pour garantir la bonne conduite de ces changements. Il peut être également judicieux de préparer des plans de secours en cas de perturbations imprévues.
Cette première étape constitue le socle sur lequel les autres initiatives peuvent être construites, renforçant l'adaptabilité de l'entreprise face aux grands événements.
Communication interne et implication des employés Lors d'événements d'envergure comme les Jeux Olympiques, les distractions externes peuvent affecter la concentration et la productivité au travail. Les responsables des ressources humaines doivent mettre en œuvre des stratégies de communication qui non seulement informent, mais aussi impliquent activement les employés dans le processus d'adaptation.
Etablir une communication transparente Les RH doivent s'assurer que tous les employés sont régulièrement informés des changements à venir et des impacts potentiels sur leur travail quotidien, via divers canaux de communication - e-mails, newsletters internes, réunions d'équipe, intranet. Il peut également être intéressant de permettre aux salariés d'exprimer leurs interrogations et leurs préoccupations.
Lancer des initiatives pour booster l'engagement Organiser des événements internes en lien avec les Jeux Olympiques peut grandement contribuer à améliorer l'ambiance de travail et à renforcer l'esprit d'équipe. Vous pouvez, par exemple, organiser des compétitions - sportives ou non - au bureau ou le visionnage d’une ou plusieurs épreuves pour soutenir un athlète local ou l’équipe nationale.
Ces stratégies de communication et d'engagement portées par les ressources humaines peuvent aider à maintenir la motivation des employés, leur permettant de vivre l'expérience unique des Jeux Olympiques tout en restant productifs.
Bien-être et sécurité des salariés Les Jeux Olympiques, tout en étant une source de divertissement et de fierté nationale, peuvent aussi engendrer du stress chez les salariés. Ce sentiment peut être lié aux fortes perturbations du quotidien mais aussi aux questions sécuritaires qu’engendre ce type d’événement. Le département des ressources humaines peut décider de prendre des mesures pour assurer le bien-être et la sécurité de tous les employés.
Mesurer le bien-être des équipes Les initiatives répondant aux besoins physiques et émotionnels des employés durant cette période peuvent être diverses : sessions de gestion du stress, ateliers de pleine conscience, accès à des solutions de soutien psychologique... Fournir des informations régulières sur les prévisions de trafic et les meilleurs itinéraires peut également réduire le stress lié aux déplacements.
Renforcer leur sécurité pendant cette période Avec l'afflux de visiteurs et l'intensification des mesures de sécurité autour des sites olympiques, l’entreprise peut prendre les devants et collaborer étroitement avec les services de sécurité locaux pour s'assurer que les employés se sentent en sécurité au travail. Cela peut inclure des protocoles d'urgence, des formations sur la sécurité, des briefings réguliers sur la situation.
En priorisant ces deux aspects durant les Jeux, les RH peuvent non seulement assurer que l'entreprise reste opérationnelle, mais aussi que les équipes se sentent soutenues.
Evaluation et retours d'expérience Le travail ne s’arrête pas automatiquement dès la cérémonie de clôture terminée. Il peut être intéressant de prendre le temps d'évaluer l'efficacité des mesures mises en place et de recueillir les retours de toutes les parties prenantes. Cette étape permet notamment de préparer l'entreprise à d'autres événements de grande envergure.
Plusieurs solutions existent pour évaluer la façon dont les adaptations apportées ont affecté la productivité, le bien-être des employés et l'efficacité opérationnelle : enquêtes de satisfaction, entretiens individuels avec les managers, boîte à idées… Vous en ressortirez avec des insights précieux sur ce qui a bien fonctionné et, a contrario, ce qui pourrait être amélioré.
En outre, il est bénéfique de partager les résultats de ce recueil d’information avec l'ensemble de l'organisation. Cette transparence peut être un bon indicateur pour les salariés, qui voient que leurs feedbacks sont bien pris en compte et que l'entreprise s'engage à améliorer constamment leurs conditions de travail.
